Gdy buty stają się za ciasne, czyli zmiana platformy na większą

Hiking shoes

“Czy stać mnie na większą platformę?” – to pierwsze pytanie, jakie pojawia się w głowach osób skalujących swój sklep internetowy, firmę produkcyjną, czy wszelkie inne biznesy oparte o system IT. Dbając o stabilny rozwój firmy, pytanie powinno jednak zostać odwrócone – czy stać mnie na dotychczasową platformę?

Wielu właścicieli firm tkwi w błędnym przekonaniu, że istnieją tylko i wyłącznie koszty bezpośrednie. Opłata serwera, opłata domeny, zakup towaru, wypłata dla pracownika. Lecz nie jest to prawdą, a tego rodzaju filozofia biznesu prowadzi do bardzo niebezpiecznego punktu – stagnacji. W rzeczywistości jeśli myślisz nad zmianą systemu to znak, że jest to ostatni dzwonek, aby to zrobić. Dlaczego? Oto nasza odpowiedź.

Serce firmy

Niewątpliwie systemy ERP, systemy magazynowe i inne podobne rozwiązania IT stanowią serce i krwioobieg największych graczy na rynku. Jednak podobnie do organizmu żywego, firma posiada swój metabolizm. Krwioobieg transportuje tlen, system IT – cenne informacje i statystyki, które pomagają efektywnie prowadzić i rozwijać firmę. Wyobraźcie sobie makabryczną sytuację, kiedy poprzez zbyt szybki wzrost i zaburzone hormony krwioobieg powoli przestaje doprowadzać tlen do poszczególnych części ciała. Co się z nimi dzieje? Obumierają.

Zarządzaniem gospodarką hormonalną zajmujesz się Ty, poprzez każdą, nawet najmniejszą decyzję. Otrzymując coraz mniej informacji zwrotnych z miejsc nie działających odcinasz się od sedna – ile towaru wchodzi, a ile wychodzi? Który sprzedaje się najczęściej, a który najczęściej reklamowany?

Dobry system będzie Twoim najlepszym asystentem, a im lepszy jest to system, tym więcej uzyskasz z niego informacji na temat swojej sprzedaży. Być może ten, który obsługuje Twój sklep jest już przestarzały? Może przestał wystarczać? Pozbądź się sentymentu, bo może on przynieść więcej rozczarowań niż korzyści.

Koszty alternatywne

Koszty alternatywne to bardzo znany, choć często pomijany parametr kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Nazywany jest również kosztem utraconych możliwości i korzyści. Właściciele firm jak nikt inny rozumieją istotę codziennego podejmowania decyzji i doboru rozwiązania uważanego przez nich za właściwe. Koszt alternatywny jest skutkiem tej decyzji, a rozumiemy go jako utracone potencjalne możliwości.

Przechodząc do sedna: koszt alternatywny danego dobra jest ilością innego dobra, z którego należy zrezygnować, aby móc przeznaczyć fundusze na skonsumowanie kolejnej jednostki pierwszego dobra. Nie da się tego uniknąć i – co najważniejsze – w żaden sposób zmierzyć. To zawsze ryzyko lecz często takie, które trzeba podjąć.

Same koszty dzielą się też na kilka grup, a z każdej z nich zawsze trochę utracisz. Pierwsza grupa to koszty policzalne, do których klasyfikują się m.in. pieniądze, jakie musisz przeznaczyć np. na nowy towar. 

Druga grupa jest trudniejsza do klasyfikacji: są to koszty niemożliwe do oszacowania, które jednocześnie mają odgórnie nałożoną barierę, a tej nigdy nie przeskoczysz. Do niej zalicza się czas, jaki jesteś w stanie poświęcić na prowadzenie swojego biznesu. Odpowiedni bilans obu tych grup to ścieżka, jaką powinno się podążać podczas optymalnego zarządzania własną firmą.

Utracone korzyści

Równie często pomijaną kwestią są utracone korzyści. Jest to kara za nierozwijanie firmy – choćby przez kurczowe trzymanie się niewydajnego już systemu. Prowadzenie biznesu niewątpliwie przynosi korzyści – w końcu dlatego ten biznes jest prowadzony. Jednak jeśli decydujesz się, aby tkwić przy starych, nieefektywnych, lecz – jak to się mówi – „sprawdzonych” rozwiązaniach, musisz liczyć się także z tym, że coś utracisz.

Przykładowo: na horyzoncie znajduje się jeden z Twoich potencjalnych klientów. Chciałby złożyć zamówienie na pięć sztuk towaru, który wyceniasz na 20 tys. złotych za sztukę. Szybko okazuje się jednak, że w tym momencie w Twoim magazynie znajdują się tylko dwie sztuki, a czas jakiego potrzebujesz na wyprodukowanie lub sprowadzenie kolejnych wynosi trzy miesiące. Co możesz usłyszeć w tej sytuacji? Że za trzy miesiące, to już ich nie będzie potrzebował, a jak nie ma teraz, to nie zamówi.

To zamówienie łatwo jest policzyć – po prostym mnożeniu okazuje się, że przez ręce właśnie przeleciało Ci 100 tys. złotych, które klient gotów był zapłacić od ręki. Lecz kolejne utracone korzyści są już niemierzalne – a co jeśli po udanej transakcji klient by powrócił? A co jeśli wracałby regularnie? Może właśnie przez stary system uciekła Ci umowa, która mogła być lukratywna przez wiele kolejnych lat? Teraz już się nie dowiesz.

Zamrożona gotówka

Ale skoro w magazynie nie masz akurat tych trzech potrzebnych części, przestrzeń zapewne wypełnia coś innego. Co to jest? Sprzedaje się? Przynosi zyski? I – co najważniejsze – czy przynosi tyle, ile by mogło?

Oczekiwania bez poparcia w danych to bańka, z której jak najszybciej warto wyjść. Potrzeby klientów nie zawsze pokrywają się z tym, co uważasz za najpopularniejszy produkt w Twoim sklepie. Wiemy, że jako założyciel znasz swoją firmę najlepiej. Sami często stawiamy na intuicję. Lecz intuicja poparta trafnymi i dokładnymi danymi jest o wiele więcej warta.

W pewnym momencie losowo typując najpopularniejszy produkt możesz solidnie zamrozić gotówkę na kilka miesięcy lub lat. Zlecenia i zakupy nie przychodzą tak często jak by mogły, towar zalega w magazynie, a Ciebie nie stać na zakup tego, co okazało się sprzedażowym hitem. Jeśli nie posiadasz regularnie prowadzonej statystyki sprzedaży, nawet nie wiesz gdzie leży problem, a często nawet nie masz pojęcia, że ten problem istnieje i można go łatwo naprawić. Lepszy i bardziej wydajny system pozwala to wszystko zrozumieć nim będzie za późno.

Na specjalistach też oszczędzasz?

W początkowej fazie rozwoju biznesu, wielu właścicieli decyduje się zajmować w firmie wszystkie stanowiska. Nie tylko składają zamówienia na towar, lecz również realizują wysyłki, dodają nowe produkty do systemu, odpisują na tony e-maili. W końcu przychodzi ściana i okazuje się, że nadchodzi moment wyboru – te same zyski przy dużej ilości czasu, czy mniejsze, ale zatrudniając kogoś do pomocy.

Często właściciel małej firmy boi się zatrudnić pierwszego pracownika, bo nie rozumie istoty kosztów alternatywnych. Wybiera pieniądz i zatrudnia stażystę. A potem drugiego, ponieważ zauważył, że praca zespołowa jest łatwiejsza, a zatrudnienie trzeciego jest tylko kwestią czasu. Dodatkowo koszt ich utrzymania jest wyjątkowo niski, a zespół bardzo szybko się powiększa. Ale czy jest w pełni zadowolony z ich pracy?

Profesor Janusz Filipiak, założyciel spółki Comarch, powiedział kiedyś, że każdą liczbę fachowców da się zastąpić skończoną liczbą stażystów. Podobny eksperyment myślowy został sformułowany już w XX w. przez Émile Borela oraz Arthura Eddingtona: nieskończona ilość małp losowo naciskająca klawisze maszyny do pisania przez nieskończenie długi czas, prawie na pewno napisze dowolnie wybrany tekst, np. cały dorobek Williama Shakespeare’a. Historia tego twierdzenia ma swoje początki już w starożytności, a znaleźć ją można u Arystotelesa i Cycerona.

W przypadku prowadzenia firmy napotykamy tutaj kilka zasadniczych problemów: czas i ilość. Nawet w prostszym pod tym względem twierdzeniu prof. Filipiaka tkwią nieścisłości: ilu tych stażystów ma być? Ile trzeba wydać na nich pieniędzy? Prowadząc biznes dojdziesz w końcu do wniosku, że potrzebny Ci “droższy pracownik”, czyli specjalista. Jak zatrudnisz jednego jest dużo lepiej. Jak zatrudnisz kolejnego, możesz zauważyć przepaść między dotychczasową organizacją pracy, a tym co było wcześniej. Bardzo podobnie jest ze zmianą systemu. Ile prostszych rozwiązań jest w stanie zastąpić jedno specjalistyczne? Ile czasu i pieniędzy musisz na to poświęcić?

Inwestycja to klucz do rozwoju

W wielu firmach to prezes pracuje najwięcej, nierzadko ponad własne siły, a prawie zawsze jest to ponad pracowniczy etat. Jednak gdy z przykładowych 200 h prezes musi poświęcić 160 nie na prawdziwe zarządzanie, lecz na zarządzanie kryzysowe to znaczy, że firma nigdy nie osiągnie swojego pełnego potencjału. Połowa z tych 160-ciu godzin powinna zostać poświęcona na rozwijanie firmy, a nie na bieżące sprawy. Dopiero wtedy skupiasz się na strategii, a nie na doraźnej taktyce.

Za ciasne buty

Własna firma jest jak dziecko, któremu szybko rosną stopy. Kiedy przychodzi do zakupu nowych butów, zamiast właściwego rozmiaru 27 kupujesz 28, bo choć teraz są nieco za duże, za miesiąc będą już pasowały idealnie.

Brak inwestycji w systemy sprzedażowe lub magazynowe to prosta droga do tego, by stać się ofiarą własnego systemu. Bo działa. A co jeśli może działać jeszcze lepiej? Zmiana platformy na większą to podstawa. Z WordPressa warto przejść na Prestę, Shopify lub Magento. Czysto biznesowo jest to inwestycja, która szybko się zwróci. Opóźnianie może też wpłynąć na wystąpienie problemów przy integracji z systemami ERP czy systemami magazynowymi.

Zapewniamy, że zmiana platformy to pierwszy i najważniejszy krok do rozwoju Twojej firmy. Nasze argumenty już znasz, pora na Twój krok. A może już czujesz ucisk w stopach?